Créer et mettre en page sa collection dans HAL

1.  POURQUOI CREER LA COLLECTION ... ?

  • d'un Laboratoire : pour rassembler dans une "vitrine" toutes les publications des chercheurs, mettre en valeur les plus récentes, extraire des chiffres sur le type et le nombre de communications réalisées sur une période, et faciliter la gestion d'une bibliographie dans le cadre d'un rapport d'activité...
  • d'une Revue : pour archiver en ligne tous les articles publiés, y donner accès librement avec ou sans restriction de date (embargo) et s'assurer de la conservation automatique, gratuite et à long terme des fichiers stockés en texte intégral (par le biais du CINES).
  • d'un Colloque : pour centraliser toutes les interventions et les proposer en accès libre sur des pages dédiées au colloque, dans une archive ouverte moissonnée par d'autres grandes archives spécialisées.

 

2.  COMMENT PROCEDER ?

Il faut posséder un compte dans HAL-SHS, si ce n'est pas déjà fait cliquez ici !

et adresser un courriel à : halshs.support@ccsd.cnrs.fr (ou à l’administrateur du portail HAL UB qui dispose de droits pour le faire), en précisant dès le départ les informations suivantes :

  • Tampid ou identifiant de la collection : l'identifiant sera unique, en majuscules, non modifiable et de préférence court. Ex. : MSHD
  • Nom de la collection : intitulé développé.
  • Catégorie : il faut déterminer dans quelle catégorie entre cette nouvelle collection : Laboratoire, Institution, Université, PRES, Ecole, Colloque, Revue, Thématique, Autre
  • Sous-collection de : indiquer ici si l'on souhaite que la collection créée apparaisse dans la liste des collections des portails HAL-SHS ? HAL-uB?... autre?
  • Login du ou des gestionnaire(s) de la collection : mentionner le/la gestionnaire de collection (et son identifiant ou courriel dans HAL) qui interviendra pour le "tamponnage" des articles et la mise en page.
  • Mode : "Tamponnage automatique" la collection s'enrichira automatiquement sur la base des critères définis ci-dessous ; "Tamponnage manuel" une intervention humaine permettra de "tamponner" les publications repérées sur les critères ci-dessous et proposées au gestionnaire de collection qui validera... ou pas!
  • Critère(s) de la collection : Combiner des critères pour tout ce qui doit être automatisé et l'équipe support de HAL-SHS réalisera la requête nécessaire.
    Exemple 1 : Toutes les publications affiliées à l'unité MSHD, avec ou sans le texte intégral
    Exemple 2 : Toutes les publications en texte intégral issues du programme ANR "Portail Archives Politiques Recherches Indexation Komintern et Fonds français - PAPRIK@2F n°35571 dans HAL"

 

3.  GERER SA COLLECTION A PARTIR DE HAL-SHS

Pré-requis

  • Etre connecté au portail HAL-SHS pour que la rubrique "Privilèges" donne accès à la gestion de la collection (tampons, infos sur la collection)

La gestion de l'apparence de la collection se fait ailleurs, quand vous êtes connecté sur votre collection.
Il est possible de gérer plusieurs collections à la fois (de labo, de colloques, de programmes de recherche, ...).

 En mode manuel, la gestion de la collection donne accès à la liste des publications "repérées" grâce aux critères définis, prêts à être tamponnés (ou pas !) manuellement.

 

4.  METTRE EN FORME SA COLLECTION A PARTIR DE SA COLLECTION DANS HAL-SHS (ex. https://halshs.archives-ouvertes.fr/MSHD)

Partir d'une mise en forme prédéfinie

Une fois la collection créée vous recevez un courriel de confirmation du support HAL-SHS dont le lien renvoie vers une page d'accueil quasi vierge.
Ex. :  Collection du "Réseau Transition", une fois créée

Création collection

La mise en page peut se faire très rapidement en partant d'une base prédéfinie.
Gardez l'apparence proposée par défaut dans Privilèges/Site web/Apparence : Largeur de la zone principale : "par défaut fixe (940px)".

Entête : bandeau image

Vous pouvez créer un bandeau pour l'entête d'une largeur de 1150 px : faites une capture d'écran du site web de votre labo et rognez tout ce qui n'est pas le bandeau.
Dans "Site web/Entête",  cliquez sur "Ajouter un logo", sélectionnez le type "image" et insérez le bandeau que vous avez créé.

Mise en page et feuille de style prédéfinies

Vous trouverez ci-dessous :
- un code source à copier coller dans la page d'accueil de la collection directement dans le code source (icône <> dans le menu de mise en page)
- une feuille de style à copier coller dans Privilèges/Site web/Apparence

 

5.  ALLER PLUS LOIN DANS LA MISE EN PAGE DE SA COLLECTION

Ensuite il faut s'investir dans les fonctionnalités proposées sous l'onglet "Privilèges" pour poursuivre la mise en forme et ajouter du contenu dynamique.